Business Manager to jeden system do prowadzenia firmy. Nie zestaw programów, które trzeba ze sobą łączyć, tylko jedna baza, w której faktura, przelew, pracownik i magazyn wiedzą o sobie nawzajem.
Po co to jest
Mała firma zwykle pracuje tak: faktury w jednym programie, kadry w drugim, księgowość u biura rachunkowego, a wszystko, co nie mieści się w żadnym z nich — w Excelu. Każdy z tych programów osobno działa dobrze. Problem zaczyna się na stykach.
Ten sam kontrahent jest wpisany w trzech miejscach i w każdym trochę inaczej. Zapłata przychodzi na konto, ale żeby ją połączyć z fakturą, ktoś musi to zrobić ręcznie. Pod koniec roku nikt nie wie, ile naprawdę zarobiliście na konkretnym zleceniu, bo koszty są w fakturach zakupu, których nikt nie przypisał. Każde przełożenie danych z narzędzia do narzędzia gubi powiązanie, a po dwóch latach nikt już nie odtworzy, co do czego należało.
Business Manager rozwiązuje to w jeden sposób: wszystko jest w jednej bazie. Wystawiasz fakturę — trafia od razu do księgowości i do rozrachunków. Wgrywasz wyciąg bankowy — system sam proponuje, którą fakturę zamyka który przelew. Przypisujesz fakturę zakupu do etapu inwestycji — marża na tym etapie jest znana od razu, a nie po oddaniu ostatniego lokalu.
Z czego się składa
System ma szesnaście modułów. Nie włączasz ich wszystkich — włączasz te, których używasz, i za nie płacisz.
- Fakturowanie i sprzedaż — faktury, korekty, cenniki, KSeF.
- Finanse — płatności, kasa, wyciągi bankowe, rozliczanie wpłat.
- Księgowość — KPiR, ryczałt, pełna księgowość, JPK_V7.
- Kadry i płace — teczki pracowników, grafiki, wypłaty.
- Projekty i czas pracy — kto nad czym pracował i ile to kosztowało.
- Magazyn, Zlecenia i serwis, Komis pojazdów — obsługa tego, co firma wydaje i naprawia.
- Inwestycje i lokale, Nieruchomości i podatki, Zarządzanie wspólnotami — dla firm budowlanych i zarządców.
- Wystrój wnętrz — mieszkanie w 3D z rysunku architekta.
- CRM i marketing, Poczta, Sekretariat, Umowy i kontrakty — obieg informacji i dokumentów.
Czego Business Manager nie robi
Nie zastąpi księgowego. Prowadzi księgi, liczy podatki i generuje pliki do urzędu, ale decyzje o kwalifikacji kosztu czy formie opodatkowania podejmuje człowiek, który za nie odpowiada.
Nie jest też programem, który wdraża się w jeden dzień. Jeśli włączycie naraz dziesięć modułów, nikt nie będzie wiedział, od czego zacząć. Rozdział Pierwsze piętnaście minut opisuje kolejność, która się sprawdza.
Na czym polega różnica
Najprostszy sprawdzian jest taki: zapytaj, ile zarobiliście na zleceniu, które właśnie kończycie.
W firmie pracującej na osobnych programach odpowiedź brzmi „trzeba policzyć" i zajmuje pół dnia, bo przychód jest w fakturach sprzedaży, a koszty trzeba wyłowić z faktur zakupu po datach i opisach. W systemie, w którym faktura zakupu od razu wskazuje zlecenie, odpowiedź jest na ekranie.
To nie jest różnica w wygodzie. To różnica w tym, czy wiecie, co się dzieje, w trakcie, czy dopiero po fakcie.