Faktura ma dwa stany i to jest najważniejsza rzecz w tym rozdziale. Robocza to szkic — można ją zmieniać, ale nie ma numeru i nie liczy się nigdzie. Wystawiona to dokument — ma numer, da się wydrukować i wchodzi do wszystkich zestawień.
Obieg dokumentu
Faktura przechodzi przez stany: robocza → wystawiona → zapłacona, albo anulowana, jeśli coś poszło nie tak.
Dopóki jest robocza, możesz zmieniać wszystko: pozycje, ceny, kontrahenta, daty. Nie ma numeru, bo numer nadaje się dopiero przy wystawieniu — inaczej w numeracji powstawałyby dziury po szkicach, których nikt nie dokończył.
Po wystawieniu dokument jest zamknięty. Pomyłkę poprawia się korektą, a nie edycją — i tak właśnie ma być, bo faktura wysłana kontrahentowi nie może zmienić się po cichu.
Krok po kroku
1. Wybierz kontrahenta
Jeśli to nowy klient, dodajesz go przy okazji. Kontrahent jest zawsze przypisany do Waszej firmy — dwie firmy w systemie nie współdzielą bazy kontrahentów, nawet jeśli obsługują tego samego klienta.
2. Wpisz pozycje
Z cennika albo ręcznie. Jeśli macie cennik przypisany do kontrahenta, ceny podstawią się same.
3. Sprawdź i wystaw
Dopiero w tym momencie faktura dostaje numer. Od tej chwili jest widoczna w zestawieniach, w rozrachunkach i — jeśli używacie księgowości — w księgach.
4. Rozlicz zapłatę
Ręcznie albo z wyciągu bankowego. Jeden przelew może zamykać kilka faktur naraz, a jedna faktura może być spłacana w ratach.
Co to odblokowuje
Wystawiona faktura nie kończy swojego życia w sprzedaży. Trafia równocześnie do rozrachunków (kto ile jest Wam winien), do księgowości (jeśli macie ten moduł) i do zestawień. Nie przepisujecie jej nigdzie drugi raz — i to jest różnica między jednym systemem a programem do faktur.
Pułapki
Szkic nie istnieje poza ekranem faktur. Nie ma numeru, nie da się go wydrukować, nie wchodzi do żadnego zestawienia ani do księgowości. To nie jest usterka — to zabezpieczenie przed dziurami w numeracji. Jeśli szukacie faktury w raporcie i jej nie ma, sprawdźcie najpierw, czy nie została roboczą.
Faktura zrobiona na telefonie to nadal szkic. Aplikacja mobilna tworzy dokumenty robocze — zatwierdzacie je z komputera. Celowo: zatwierdzenie nadaje numer i uruchamia obieg, a tego nie chcemy robić przypadkowym dotknięciem ekranu.
Korekta to osobny dokument. Nie poprawiajcie faktury przez anulowanie i wystawienie nowej, jeśli pierwsza poszła już do kontrahenta — w jego księgach ona istnieje, więc u Was też musi zostać ślad.