Najczęstszy błąd przy pierwszym uruchomieniu to włączenie wszystkiego naraz. Szesnaście modułów w menu wygląda imponująco i paraliżuje. Ten rozdział opisuje kolejność, która się sprawdza.
Zanim zaczniesz
Potrzebujesz dwóch rzeczy: danych firmy (NIP, adres, numer konta) i jednej prawdziwej sprawy do załatwienia. Nie „zapoznam się z systemem", tylko wystawię fakturę, którą i tak muszę dziś wystawić. Narzędzie poznaje się na robocie, nie na klikaniu po pustych ekranach.
Krok po kroku
1. Uzupełnij dane firmy
Nazwa, NIP, adres, numer konta. To jedyne dane, które muszą być poprawne od początku, bo wchodzą na każdą fakturę. Wszystko inne poprawisz później.
2. Zacznij od trzech modułów, które masz za darmo
Fakturowanie i sprzedaż, Finanse i Wystrój wnętrz należą się każdej firmie — nie trzeba ich przyznawać ani opłacać. To nie jest wersja próbna z licznikiem dni; one po prostu są.
3. Wystaw jedną prawdziwą fakturę
Nie testową. Prawdziwą, tę dzisiejszą. Dopiero wtedy zobaczysz, czego brakuje w danych kontrahenta i czy numeracja wygląda tak, jak chcesz.
4. Wgraj wyciąg bankowy
Kiedy przyjdzie zapłata, wgraj wyciąg zamiast odhaczać ręcznie. System sam zaproponuje, który przelew zamyka którą fakturę. To moment, w którym zwykle widać różnicę między jednym systemem a dwoma programami — i to jest cały sens tej kolejności.
5. Dopiero teraz decyduj o reszcie
Po tygodniu pracy na fakturach i płatnościach wiesz, czego naprawdę potrzebujesz. Wtedy włączasz kolejny moduł — jeden. Księgowość, magazyn albo kadry, zależnie od tego, co zajmuje Wam najwięcej czasu.
Co to odblokowuje
Po tych pięciu krokach macie zamknięty najkrótszy obieg w firmie: sprzedaż → faktura → zapłata, w jednym miejscu i bez przepisywania. Każdy następny moduł dokłada się do tego samego ciągu, zamiast tworzyć osobną wyspę.
Pułapki
Nie zaczynaj od importu całej historii. Wrzucenie dwóch lat faktur przed pierwszym dniem pracy wygląda na porządek, a w praktyce blokuje start: dane są niepełne, numeracja się gryzie, i zanim to posprzątacie, mija miesiąc. Zacznijcie od dziś, historię dociągnijcie, gdy system już chodzi.
Nie zakładajcie po jednym koncie na dział. Konta są imienne, bo system zapisuje, kto co zrobił. Wspólne konto „biuro" oznacza, że przy pierwszej wątpliwości nie da się ustalić, kto wystawił dokument.