Większość systemów kadrowych to cyfrowa wersja segregatora. Wpisujesz dane, żeby je mieć.
My poszliśmy inaczej: każda informacja ma dalszy ciąg.
Kandydat staje się pracownikiem bez przepisywania danych, urlop wpływa na obsadę dnia, a badania okresowe same się upominają.
Prześledźmy jedno zatrudnienie od początku do końca.
Rekrutacja: tablica, na której widać wszystko
Rekrutacja zaczyna się od wakatu. Otwierasz stanowisko i od razu dostajesz dwie rzeczy, które zwykle robi się ręcznie.
Publiczny formularz aplikacyjny — link, który wklejasz gdziekolwiek: do posta, do maila, na stronę firmy. Kandydat wypełnia go sam, załącza CV i zaznacza zgody RODO. Jego aplikacja ląduje w systemie od razu, bez przeklejania ze skrzynki.
Ten sam link możesz osadzić w ramce na własnej stronie — formularz wyświetli się jako część Twojej witryny, pod Twoim adresem, bez przenoszenia kandydata gdziekolwiek indziej. Wystarczy jedna linijka:
<iframe src="https://bm.kassp.pl/rekrutacja/aplikuj/TWÓJ-TOKEN"
style="width:100%;height:900px;border:0"></iframe>
Strona kariery zostaje Twoja, obsługa aplikacji dzieje się w systemie.
Formularz ma stały trzon — imię, nazwisko, e-mail, telefon, CV, list motywacyjny, zgody RODO. Tych pól nie da się usunąć ani przestawić. Do tego dokładasz własne pytania per ogłoszenie, w pięciu typach: pole tekstowe, wieloliniowe, lista wyboru, Tak/Nie, liczba — każde opcjonalnie obowiązkowe.
Kanał XML z otwartymi ofertami — techniczny adres, który czytają agregatory ofert pracy. Publikujesz raz, oferta rozchodzi się dalej.
Kandydaci trafiają na tablicę Kanban z etapami:
Nowy → Screening → Rozmowa → Oferta → Zatrudniony.
Przeciągasz kartę myszą, etap się zapisuje. Widzisz cały lejek na jednym ekranie, więc od razu wiadomo, gdzie proces stoi: czterech ludzi utknęło po rozmowie, nikt nie dostał oferty.
Przy każdym kandydacie jest CV do podglądu bez pobierania i ocena przygotowana przez asystenta AI — streszczenie profilu i dopasowania do stanowiska. To podpowiedź przed rozmową, nie wyrok; decyzję podejmuje człowiek.
Moment, w którym większość systemów każe zaczynać od nowa
Kandydat przyjęty. W typowym układzie znaczy to: otwórz moduł kadrowy, załóż pracownika, przepisz imię, nazwisko, telefon, adres, doklej CV. Dziesięć minut przepisywania danych, które przecież już są w systemie — i pierwsza okazja do literówki w numerze konta.
U nas to jedno kliknięcie: „Zatrudnij". Kandydat staje się pracownikiem, zachowując wszystko, co już o nim wiadomo — łącznie z CV i odpowiedziami na pytania z ogłoszenia. Dalej prowadzi kreator zatrudnienia: umowa, dane do ZUS, konfiguracja płacowa.
Historia rekrutacji nie znika. Przy pracowniku zostaje ślad, skąd się wziął.
Wdrożenie: lista, która wie, kto ma co zrobić
Nowo zatrudniony dostaje proces wdrożenia z szablonu firmy. To nie jedna lista „do odhaczenia", tylko zadania z przypisaną rolą i terminem liczonym od dnia startu:
- HR — skierowanie na badania wstępne, zgłoszenie ZUA w ciągu 7 dni, umowa i dokumenty
- IT — przygotowanie stanowiska i sprzętu, konto e-mail, dostępy do systemów
- Przełożony — wprowadzenie do zespołu, pierwsze zadania
- Pracownik — dostarczenie oświadczeń i dokumentów
Dzięki temu w poniedziałek rano nikt nie pyta „a kto miał przygotować laptop?". Widać, czyje to zadanie i na kiedy, a postęp liczy się sam — pięć z dwunastu, siedem po terminie.
Szablon układasz raz, pod swoją firmę: inne wdrożenie ma spawacz, inne księgowa. Zadanie dodane przez pomyłkę usuwasz krzyżykiem, bez kasowania całego wdrożenia i bez zaniżania procentu ukończenia. Całe wdrożenie założone nie tej osobie też da się usunąć — z ostrzeżeniem, ile odhaczeń przepadnie.
