Ewidencja czasu pracy to jeden z tych obowiązków, o których pamięta się dopiero wtedy, gdy ktoś o nią poprosi — kontrola, sąd pracy albo sam pracownik. Wtedy okazuje się, że odtworzenie roku wstecz na podstawie grafiku i pamięci jest niewykonalne.
Co powinna zawierać
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- godziny pracy w porze nocnej,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- dyżury, urlopy, zwolnienia i inne nieobecności — z rozróżnieniem usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.
Prowadzi się ją odrębnie dla każdego pracownika i przechowuje razem z dokumentacją pracowniczą. Zakres wynika z Kodeksu pracy i rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej — i jest wspólny niezależnie od tego, czy firma ma pięciu, czy pięćdziesięciu pracowników.
Gdzie Excel przestaje wystarczać
Nie na etapie zapisywania godzin — z tym arkusz radzi sobie dobrze. Problem zaczyna się tam, gdzie ewidencja ma się zgadzać z czymś jeszcze:
- z listą płac — nadgodziny i praca nocna muszą trafić do naliczenia, a przepisywanie ich ręcznie to miejsce, w którym powstają różnice;
- ze zwolnieniami — eZLA przychodzi na PUE i musi zamknąć te same dni w ewidencji;
- z urlopami — wykorzystanie liczone osobno w arkuszu i osobno przy wniosku prędzej czy później się rozjedzie.
Innymi słowy: arkusz jest dobry do zapisu, zły do uzgadniania. A kontrola sprawdza właśnie zgodność, nie staranność.
Jak to wygląda, gdy jest w jednym miejscu
Ewidencja, grafik, nadgodziny, urlopy i eZLA korzystają z tych samych danych, więc naliczenie listy płac bierze godziny stamtąd, zamiast czekać na przepisanie. Można to obejrzeć na gotowym miesiącu, bez zakładania konta: wejdź do demo.
Jak dziś sprawdzacie, czy godziny z ewidencji zgadzają się z listą płac — ręcznie czy w ogóle?