Kaucja gwarancyjna to pieniądze, które już zarobiłeś, ale których jeszcze nie masz. Zatrzymane 5% z faktury wraca w dwóch ratach: po odbiorze i po okresie gwarancji — czyli za rok i za trzy lata. Ten odstęp jest powodem, dla którego kaucje giną.
Dlaczego Excel tu zawodzi
Nie dlatego, że ktoś jest niesolidny. Arkusz z kaucjami zakłada się przy pierwszym kontrakcie i pilnuje przez pierwsze pół roku. Potem przychodzi kolejna budowa, arkusz schodzi na drugi plan, a termin zwrotu wypada dwadzieścia miesięcy później — gdy o pliku nikt już nie pamięta. Kaucje nie znikają przez zaniedbanie, tylko przez odstęp czasu większy niż pamięć organizacji.
Cztery rzeczy, które trzeba mieć zapisane
- Podstawa naliczenia — od jakiej kwoty liczone jest te 5%: netto czy brutto, od faktury czy od wartości kontraktu. To pierwsze źródło sporów.
- Dwa terminy, nie jeden — po odbiorze i po gwarancji, każdy z własną kwotą.
- Wpływ korekt — korekta faktury zmienia podstawę, a więc i kwotę kaucji. Jeśli korekta trafia do systemu jako osobny dokument bez powiązania z oryginałem, kaucja zostaje policzona od kwoty, która już nie obowiązuje.
- Forma zabezpieczenia — zatrzymanie z faktury czy gwarancja bankowa; przy gwarancji pilnujesz daty ważności, nie przelewu.
Kiedy o tym pomyśleć
Najlepiej przy podpisywaniu kontraktu, bo wtedy zapisujesz warunki i tak. Najgorzej — gdy podwykonawca dzwoni po zwrot i trzeba odtwarzać, ile właściwie zatrzymano i od czego. Rozmowa, w której to wykonawca zna kwotę, a zleceniodawca jej szuka, kończy się zwykle zapłaceniem tego, co powie druga strona.
Jak to wygląda u nas
Kaucja jest pozycją z terminem i statusem: widać, ile wisi, u kogo, kiedy wraca i co już zwrócono. W demo jest kilka kontraktów z kaucjami z terminami w przyszłości i jedną już zwróconą — żeby było widać cały cykl, a nie tylko listę zobowiązań: wejdź do demo.
Ile masz dziś zatrzymanych kaucji i czy potrafisz podać tę kwotę bez otwierania Excela? To jedyne pytanie kontrolne, jakie ma tu sens.